Meld altijd vermoedens van integriteitsschendingen 

Fraude, corruptie en het oneigenlijk gebruik en misbruik van middelen zijn in strijd met de doelstelling van het COA en strafbaar. Het COA hanteert hiervoor een zero-tolerance beleid. Heb je een vermoeden van een integriteitsschending? Meld dit altijd bij je leidinggevende of rechtstreeks bij het Meldpunt Integriteit.

Verantwoord en zorgvuldig gebruik van AI (Artificial Intelligence)

Inkoop, inhuur en aanbestedingen

Nevenactiviteiten

Machtsmisbruik, omkoping en corruptie

Fraude

Digitaal werken

Omgaan met informatie en geheimhouding 

Omgaan met informatie en geheimhouding 

Sociale Media

Geschenken en uitnodigingen

Omgaan met budgetten en bedrijfsmiddelen

Bescherming persoonsgegevens

Integer handelen in de praktijk

Alcohol, drugs en middelengebruik

AI kan ondersteunend zijn, maar vraagt om zorgvuldigheid. Persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie mogen nooit in AI-tools worden ingevoerd. AI vervangt geen menselijke besluitvorming.

We gaan zorgvuldig om met publieke middelen en doen alleen zaken met aantoonbaar fatsoenlijke (markt)partijen. Dit betekent dat we netjes, eerlijk en navolgbaar inkopen, inhuren of aanbesteden. We staan geen enkele vorm van belangenverstrengeling en voorkeursbehandeling toe. We maken duidelijke afspraken en leggen deze vast zodat we transparant zijn over de inzet van publieke middelen. We werken altijd volgens het Inkoopbeleid 2020-2025.

Activiteiten buiten het COA (bijbaan, vrijwilligerswerk, bestuursfunctie) kunnen risico’s voor integriteit met zich meebrengen. Alle nevenactiviteiten die een risico vormen, moeten gemeld worden.

Machtsmisbruik, omkoping en corruptie is het misbruiken van autoriteit voor persoonlijk gewin. Dit is strafbaar en omvat ook bevoordelen van vrienden of familie (nepotisme ‘vriendjespolitiek’). Voordelen kunnen financieel, materieel of immaterieel zijn. Omkoping en corruptie hoeven niet per se gericht te zijn op financieel of materieel gewin van één persoon. Het kan ook gaan om niet tastbare voordelen zoals status, een baan, opdracht of informatie.

Fraude is het bedriegen van personen, bedrijven of de overheid om er zelf beter van te worden. Bijvoorbeeld het vervalsen van informatie, uren of declaraties.

Voor je werk krijg je toegang tot bedrijfsmiddelen zoals laptops, smartphones, kantoorartikelen en kopieer- en printapparatuur. Van jou wordt verwacht dat je hier zorgvuldig mee omgaat en deze middelen alléén gebruikt voor je werk bij het COA.

Je gaat zorgvuldig om met informatie van bewoners, collega’s en de organisatie. Informatie deel je alleen als dat noodzakelijk is binnen je functie en volgens wettelijke kaders. We handelen daarbij altijd in overeenstemming met volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Je gaat zorgvuldig om met informatie van bewoners, collega’s en de organisatie. Informatie deel je alleen als dat noodzakelijk is binnen je functie en volgens wettelijke kaders. We handelen daarbij altijd in overeenstemming met volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Sociale media bieden kansen om in verbinding te staan met de samenleving. Als COA-medewerker vertegenwoordig je altijd de organisatie. Ook online. Als medewerker ben je je bewust van je rol als vertegenwoordiger van het COA.

Geschenken of uitnodigingen van samenwerkingspartners of derden mogen ons handelen niet beïnvloeden. Het aannemen van geschenken of uitnodigingen met het oog op (toekomstig) voordeel is niet toegestaan.

Het COA wordt gefinancierd met publieke middelen van de overheid. Dit geld is bedoeld voor opvang en begeleiding van asielzoekers. De budgetten dienen verantwoord en zorgvuldig te worden gebruikt. Iedere medewerker handelt daarom bewust en transparant bij het uitgeven van budgetten, het bestellen en accorderen van middelen en voorzieningen, en volgt de geldende Bevoegdhedenregeling.

We beveiligen gegevens tegen verlies, diefstal en misbruik en bewaren ze niet langer dan nodig. Specifieke regels over het gebruik van internet en andere digitale middelen staan in de Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving.

Samen dragen we zorg voor een veilige en integere werkomgeving en gaan we zorgvuldig om met eigendommen en middelen.

Professioneel handelen vraagt om alertheid en verantwoordelijkheid. Het gebruik van alcohol, drugs of middelen die het functioneren beïnvloeden vormt een risico voor veiligheid en kwaliteit. Misbruik wordt niet getolereerd. Specifieke regels staan in de Alcohol en Middelen Regeling.

• Je bent je bewust van de risico’s van gegevensmisbruik en onterecht gebruik van AI.

• Je gebruikt AI alleen met anonieme en niet-gevoelige data.

• Je volgt altijd de AVG en beschermt privacy.

• Je raadpleegt een privacy jurist bij twijfel.

• Je houdt je aan de inkoop- en aanbestedingsprocedures.

• Je voorkomt iedere schijn van belangenverstrengeling of voorkeursbehandeling.

• Maak duidelijke afspraken en leg deze vast.

• Bij twijfel of onregelmatigheden raadpleeg je de afdeling Inkoop of je leidinggevende.

• Bespreek je nevenactiviteiten altijd met je leidinggevende en registreer ze in AFAS.

• Beoordeel regelmatig of er wijzigingen zijn in je nevenactiviteiten, en zorg dat de informatie hierover actueel is in AFAS.

• Voorkom dat je nevenactiviteiten jouw functioneren beïnvloeden of de reputatie van het COA schaden.

• Maak afspraken met je leidinggevende om belangenverstrengeling te voorkomen.

• Wees eerlijk en meld een ontvangen geschenk of evenement bij je leidinggevende.

• De schijn van belangenverstrengeling, nepotisme (vriendjespolitiek) of voortrekken is niet toegestaan.

• Besluiten neem je op basis van feiten, ons beleid en onze COA-waarden, nooit op basis van persoonlijke relaties.

• Gebruik je functie of autoriteit nooit voor persoonlijk gewin.

• Vraag of accepteer nooit gunsten in ruil voor een voorkeursbehandeling of informatie.

• Je meldt elk vermoeden van corruptie, omkoping of machtsmisbruik direct bij je leidinggevende of het Meldpunt Integriteit.

• Meld elk vermoeden van fraude direct bij je leidinggevende of het Meldpunt Integriteit.

• Weet waar risico’s op fraude kunnen ontstaan in je werk en processen.

• Bij twijfel raadpleeg je altijd het Meldpunt Integriteit.

• Je gebruikt bedrijfsmiddelen en budgetten alleen waarvoor ze zijn toegekend.

• ICT-middelen en software worden uitsluitend via ICT centraal ingekocht ter bescherming van onze veiligheid. Raadpleeg de Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving of de ICT Servicedesk als je meer wilt lezen.

• Je gebruikt geen bedrijfsmiddelen voor privédoeleinden, tenzij uitdrukkelijk toegestaan.

• Je schaft nooit goederen voor privégebruik aan via het COA.

• Je werkt altijd veilig en beschermt gevoelige informatie, ook bij werken op afstand.

• Vergrendel altijd je COA-apparaten als je er geen gebruik van maakt, ongeacht locatie.

• Sluit geen onbekende hardware aan op COA-apparatuur.

• Je gaat discreet en vertrouwelijk om met persoonsgegevens.

• Je beschermt de privacy van bewoners en collega’s.

• Je gebruikt informatie uitsluitend op need-to-know basis.

• Je gebruikt COA-systemen niet voor privédoeleinden.

• Je meldt datalekken en beveiligingsincidenten direct bij de ICT Servicedesk en je leidinggevende.

• Je gaat discreet en vertrouwelijk om met persoonsgegevens.

• Je beschermt de privacy van bewoners en collega’s.

• Je gebruikt informatie uitsluitend op need-to-know basis.

• Je gebruikt COA-systemen niet voor privédoeleinden.

• Je meldt datalekken en beveiligingsincidenten direct bij de ICT Servicedesk en je leidinggevende.

• Je spreekt namens jezelf of vanuit je functie, niet namens het COA.

• Je denkt na voordat je iets plaatst.

• Je volgt de Sociale Media Gedragsrichtlijnen en het Neutraliteit beleid.

• Je raadpleegt team Communicatie & Relatiemanagement bij twijfel.

• Je doet geen uitingen die het COA, collega’s of bewoners kunnen schaden.

• Je meldt ontvangen geschenken of uitnodigingen bij je leidinggevende.

• Je meldt vermoedens van omkoping bij het Meldpunt Integriteit.

• Je accepteert geen geschenken boven € 50,-.

• Je neemt geen geschenken aan van bewoners.

• Je gaat verantwoord om met medicijnen die je functioneren beïnvloeden.

• Je bent tijdens het werk niet onder invloed van alcohol of drugs.

• Je voorkomt situaties waarin middelengebruik een risico vormt voor veiligheid of professionaliteit.

3

• Je draagt actief bij aan een inclusieve werkomgeving.

• Je signaleert en meldt discriminatie of uitsluiting.

• Je behandelt iedereen gelijkwaardig.

• Je staat open voor verschillende perspectieven.

• Je bent je bewust van vooroordelen en werkt eraan deze te verminderen.